Guida alla scelta del migliore gestionale aziendale

La gestione quotidiana di un’azienda prevede sempre nuovi progetti da organizzare e altri da monitorare: per svolgere questo tipo di azioni alcune realtà scelgono di ricorrere a programmi come Excel, ma ad un certo punto questo può non bastare. Un valido alleato è il software gestionale, indicato per organizzare in modo chiaro ed efficace tutte le attività che vengono svolte all’interno dell’azienda. Ma in che cosa consiste un software gestionale e come si può scegliere quello più adatto alle proprie esigenze?

Che cos’è un software gestionale e quali diversi tipi esistono

Credits: : https://pixabay.com/it/gestione-del-progetto-2061635/

Per software gestionale o software applicativo di tipo gestionale si intende un programma che permette alle imprese di gestire alcune funzioni o attività aziendali, ottimizzando in modo importante i tempi e i costi. Ne esistono di diversi tipi che si adattano alle dimensioni dell’azienda e al tipo di azioni che deve andare a svolgere:

• piccole dimensioni – questo software si occupa solo di pochi e differenziati processi gestionali;
• medie dimensioni – questo software si occupa invece di diversi processi gestionali tra loro interconnessi;
• grandi dimensioni – questo software tende ad occuparsi principalmente di gran parte dei progetti aziendali.

Un altro modo per distinguere le differenti tipologie di software gestionale consiste nel comprendere i diversi livelli di supporto:

• supporto operativo: è il caso di tutti i software che vengono utilizzati direttamente dagli addetti del processo di produzione per svolgere azioni come l’acquisizione delle materie e la gestione dei work in progress;
• supporto direzionale: si occupa della ottimizzazione dello scambio di informazioni dal livello più basso a quello più alto della scala gerarchica. È il caso di tutti i software che sono utilizzati dai responsabili di un determinato processo per il controllo e la misurazione delle performance;
• supporto strategico: si occupa di andare a migliorare gli obiettivi strategici aziendali. Esistono software che riescono ad effettuare simulazioni sul comportamento di un determinato processo sulla base dei dati storici dell’azienda: la previsione futura può rivelarsi determinante per migliorare le scelte strategiche.

È importante sottolineare inoltre che, se prima esistevano solo sistemi di gestione dedicati alle singole aree di produzione, oggi con gli ERP (Enterprise Resource Planning) si coprono tutte le aree aziendali con singoli moduli dedicati. L’area della contabilità, così come la gestione delle risorse umane e la logistica avranno quindi il proprio modulo specifico, adattandosi alle esigenze delle aziende di tutte le dimensioni.

Come scegliere il software gestionale più adatto alle proprie esigenze

Credits: https://pixabay.com/it/gestione-del-progetto-2061635/

Districarsi nella scelta del migliore gestionale aziendale non è semplice: il mercato è ampio e esistono una molteplicità di software sviluppati a seconda del settore di riferimento, perché ogni industria ha le proprie necessità. Ci sono però alcune semplici regole e caratteristiche a cui fare attenzione quando ci si trova nel momento dell’acquisto. Come prima cosa è necessario scegliere un sistema di gestione che sia semplice e intuitivo, perché lo scopo di ogni buon programma è quello di far spendere il minor tempo possibile per compiere un’operazione.

Insieme a questo è sempre bene far attenzione al servizio clienti della compagnia che fornisce il sistema: un supporto tecnico o un pronto intervento si possono rivelare fondamentali. In questo senso prima di procedere all’acquisto si dovrebbe anche verificare la frequenza degli aggiornamenti del sistema a cura del produttore perché la tecnologia avanza e non essere aggiornati significa essere a rischio. Un’altra caratteristica che deve avere un buon gestionale è l’alta automazione con processi facili e veloci, riducendo anche in questo caso, la possibilità di commettere errori.

Credits: https://pixabay.com/it/tempo-uomo-d-affari-tablet-2676366/

Oltre a tutte queste caratteristiche, il sistema di gestione deve essere anche compatibile con diversi sistemi operativi, nel caso in cui in un’azienda si utilizzino ad esempio sia Windows che Mac offrendo quindi la massima flessibilità: deve essere però anche scalabile e modulare adattandosi alle esigenze di crescita e ai cambiamenti dell’azienda.

La società di oggi e quindi anche il mondo del lavoro, richiedono sempre di più una maggiore connessione: bisogna essere online in ogni situazione, non solo quando si è presso la propria azienda. Per questo motivo negli ultimi anni è diventato sempre più importante l’utilizzo di dispositivi mobile per la gestione anche dei processi aziendali. Nella scelta del gestionale più idoneo per un’impresa è importante quindi valutare anche se questo sia integrabile con smartphone o tablet. Questo può dare un importante vantaggio competitivo per ogni imprenditore che in questo modo può aggiornare i processi sincronizzandoli direttamente con il sistema centrale.

Sulla stessa scia si deve verificare anche che il gestionale sia in grado di automatizzare i processi attraverso la creazione di workflow. In questo modo alcune operazioni potranno essere automatiche, come ad esempio l’invio di email. Il risultato è un notevole risparmio di tempo, ma anche la possibilità di essere multitasking senza incorrere in errori.

Ovviamente dopo aver verificato tutte queste caratteristiche è importante vagliare la funzionalità di ogni sistema nelle operazioni da compiere: fatturazione, supporto alla vendita, gestione di magazzino e dei pagamenti. Anche per le aziende medio-piccole non si devono tralasciare questi aspetti e l’efficienza del sistema in ogni fase operativa.

Infine, l’ultima fase a supporto dell’imprenditore è quella dell’analisi: i sistemi gestionali di valore permettono di accedere ai dati in modo semplice e veloce, monitorando quindi l’andamento delle vendite. In questo modo, verificare il fatturato dell’azienda può essere molto più semplice ed è un valido supporto per capire se sono richieste alcune correzioni in corso d’opera.

Credits: https://pixabay.com/it/ufficio-business-notebook-2717014/

Passare da un sistema di gestione manuale a un software vero e proprio richiede un investimento che spesso le piccole e medie imprese non sono propense a fare. Il rischio in quel caso è che il timore di fare un investimento porti in seguito a una perdita di tempo ed economica: le operazioni da svolgere manualmente richiedono infatti più tempo e attenzione, rispetto alla loro organizzazione attraverso un gestionale. Vale la pena quindi effettuare questo cambio?

Se si vogliono compiere tutti i processi in pochi clic, riducendo il rischio di errori, la scelta di un buon gestionale aziendale può portare benefici fin da subito, aumentando anche le marginalità.

Credits immagine in anteprima: it.freepik.com/foto-gratuito/.