Le migliori app e i migliori software per la gestione dei task aziendali

Durante la quotidiana gestione di un ufficio o di una azienda, accade spesso che ci siano processi da monitorare, nuovi progetti da pianificare, report sullo stato di quelli in corso da scrivere. C’è chi si affida soltanto alle proprie capacità e, al massimo, a un foglio Excel ma al giorno d’oggi siamo pieni di strumenti, concettuali e tecnologici, in grado di semplificarci il lavoro, specie quando le dimensioni dell’azienda diventano importanti o il numero dei progetti cresce.

Mappe mentali

Le mappe mentali sono uno strumento molto utilizzato nella fase di incubazione o progettazione di un nuovo task: sono utili organizzare le idee, strutturare le informazioni e supportare le decisioni. Tra i molti software creati per sviluppare le mappe mentali è bene citare FreeMind (http://freemind.sourceforge.net), gratuito e multipiattaforma, consente di sperimentare in modo semplice la potenza di questo strumento.

Dedicato al mondo Mac e alle sue estensioni iPhone e iPad, MindNode (https://mindnode.com) punta molto sulla interfaccia estremamente intuitiva e sulla possibilità di sincronizzazione tra computer e dispositivi mobile.

Da utilizzare direttamente dal browser web, e quindi su ogni tipo di dispositivo, MindMeister (www.mindmeister.com) è uno strumento pensato per essere utilizzato online e per collaborare in tempo reale con colleghi o gruppi di lavoro.

I diagrammi di Gantt

Chi deve supervisionare o monitorare l’andamento di un progetto di dimensioni medio/grandi, sa quanto sia complicato tenere sotto controllo tutti i fattori, le risorse e lo stato di avanzamento dei singoli sottoprocessi. I diagrammi di Gantt servono proprio a questo: coordinare e tracciare tutte le attività e tutte le risorse. Nonostante molti software di project management includano la possibilità di creare i diagrammi di Gantt, ci sono anche applicazioni specifiche.

GanttProject (www.ganttproject.biz), ad esempio, è uno strumento completo, gratuito e multipiattaforma che assolve questo compito in modo egregio. TeamGantt (www.teamgantt.com), invece, funziona online e si utilizza dal browser: consente di costruire i diagrammi in modo collaborativo insieme al proprio gruppo di lavoro e di centralizzare tutte le informazioni relative al progetto.

Soluzioni desktop complete

Ci sono ambiti, tuttavia, in cui servono strumenti ancora più complessi: per questi è possibile trovare soluzioni che ne integrino vari. Molto conosciuto e apprezzato, Microsoft Project (https://products.office.com/it-it/project) è una costola del pacchetto Office e permette la gestione dei progetti, dei portfolio e delle risorse.

Dispone di vari modelli predefiniti, utili a muovere i primi passi nel programma, consente di realizzare i diagrammi di Gantt e di creare automaticamente report e grafici, integra soluzioni collaborative per i team di lavoro e la possibilità di operare anche in mobilità su dispositivi Android e iOS. Se il flusso di lavoro dell’azienda fa già uso di tecnologie Microsoft, Project è senz’altro un’ottima scelta che dialoga alla perfezione con gli altri software.

Odoo (www.odoo.com) è un software ERP/CRM (enterprise resource planning/customer relationship management) e dispone di vari tool per il project management.

È multipiattaforma e open source, la versione base può essere utilizzata gratuitamente e comprende i principali strumenti di pianificazione e analisi, mentre per quelli più avanzati bisogna accedere alle versioni Online o Enterprise, a pagamento.

Strumenti online

Nei tempi del cloud non potevano mancare soluzioni pensate per funzionare completamente online: tra queste, Trello (www.trello.com) è una delle più conosciute e utilizzate. Basato sulla tecnica kanban (un metodo operativo grafico basato su etichette pensato per far circolare le informazioni all’interno dell’azienda) offre un sistema di strutturazione dei task completamente visuale che fa uso di bacheche, liste e schede, membri da aggiungere e azioni da compiere. Si usa dal browser e prevede app dedicate per smartphone e tablet.

OpenProject (www.openproject.org) è un altro strumento completo per la gestione dei progetti: possiede tool per il monitoraggio di processi, tempi e costi, creazione e verifica della roadmap, costruzione dei diagrammi di Gantt e controllo degli errori. Sempre accessibile via browser, è disponibile in versione gratuita, da installare su un proprio server Linux, oppure in versione cloud, a pagamento, sui loro server.

Anche LiquidPlanner (www.liquidplanner.com) consente di gestire tutti i task dalla finestra del browser: offre una tecnica di pianificazione intelligente che si adatta ai progetti man mano che le priorità cambiano e le risorse vengono impiegate o disimpiegate. Possiede strumenti di collaborazione per il team di lavoro, monitoraggio di tempi e costi e un sistema avanzato di reportistica che può riguardare il singolo progetto o l’intero portfolio. È anche possibile visualizzare i dati aggregati dei vari progetti, così da ottenere un visione d’insieme su progressi e budget.

Manager in mobilità

Gli store Apple e Android sono pieni di app utili alla gestione dei processi aziendali: Wunderlist (www.wunderlist.com), disponibile anche per computer e via web, è un To Do Manager avanzato, completo di allarmi, commenti, liste di condivisione, tag e notifiche.

Project Planning Pro (www.planningproapp.com) è un app per tablet iOS e Android (ma è disponibile anche una versione desktop per Mac) che permette la completa gestione dei task in mobilità: permette di creare e importare progetti, creare calendari personalizzati e diagrammi di Gantt interattivi, notificare lo stato di lavorazione ai collaboratori e importare file di Microsoft Project.

iScope – Project Management 4 Humans (https://itunes.apple.com/it/app/iscope-project-management-4-humans/id486116463?mt=8) è un’altra valida app per iPad. Permette di gestire in modo semplice e visuale processi e sottoprocessi, impostando per ognuno di essi deadline, risorse, note e file collegati.

Credits immagine di anteprima: https://pixabay.com/it/gestione-del-progetto-pianificazione-2738521/